“Un hotel pot estalviar milers d’euros digitalitzant el paper''

Marco di Giampietro és un emprenedor italià de llarga trajectòria. El 1997 ja va participar en un projecte embrionari amb el gegant tecnològic Wakom per utilitzar les tauletes per a la signatura de documents i que va acabar sent una de les principals línies de negoci de la companyia. Lidera a cavall d’Andorra i Itàlia l’empresa NP TECHNOLOGY, creada el 2015 sota l’empara de la Llei d’inversió estrangera, que dona servei a 385 hotels a Ità- lia, Espanya, Grècia, França, Portugal i el Regne Unit, i més de 100.000 llits. Disposa actualment d’una plantilla de dotze treballadors, quatre dels quals a Andorra i la resta deslocalitzats en diferents països. Per al públic profà, què és un document digital? El document digital va més enllà de l’escaneig d’un imprès. Es tracta de produir a l’origen un document digital que compleixi la seva funció amb tots els requisits legals sense necessitat de transformar-se en un suport físic. Treballem directament en digital. La signatura esdevé, per tant, el problema principal que cal resoldre. Sí. En una administració o una empresa prestadora d’un servei es pot signar presencialment a través d’una tauleta, amb una còpia que va directament a l’arxiu i l’altra que arriba al correu del client. Quan s’ha de fer remotament, es pot amb l’OTP, a través de l’enviament per SMS d’un codi d’un sol ús. L’aplicació produeix un codi hash amb les principals dades de la transacció. Ha desenvolupat a Andorra una solució que permet signar directament el document  en pdf.  Sí, és una solució nova i molt innovadora que hem desenvolupat el 2021. El client visualitza la totalitat del document tingui les pàgines que tingui, i pot signar-lo on vulgui. És aplicable a tot tipus de negoci? A l’hoteleria tenim un know how contrastat amb hotels o villages molt grans. Això ens ha permès evolucionar la tecnologia per portar-la i implantar-la als petits. El problema moltes vegades és el cost i hi hem treballat. La solució és vàlida per a un govern, una empresa de recursos humans o una gran corporació i també es pot oferir a un hotel de 30 habitacions o a un dentista. Dimensionem el cost en funció del volum de paperassa. Això ens permet instal·lar-la en grans i petites empreses. Quins beneficis aporta per a una empresa la gestió documental? Els avantatges són múltiples. Hi ha un tema d’estalvi econòmic. La despesa va més enllà de la compra del paper. Segons els estudis, el cost de gestió per full és d’1,9 euros i inclou la impressió, l’emmagatzematge, l’arxiu i la manipulació. Si parlem d’un hotel de 70 habitacions amb una ocupació mitjana del 70% l’estalvi seria al cap de l’any de 35.000 euros. I des del punt de vista de protecció de dades? La solució facilita l’aplicació. de la nova Llei de protecció de dades. El programa les elimina automàticament quan fas el check-out. Per tant, deixa de ser un problema per a l’empresa. El nostre software compleix els requisits de la normativa internacional de protecció de dades (GDPR). Els productes d’NP Technology estan aprovats per les principals marques hoteleres, entre les quals hi ha Marriott, l’empresa més gran d’hoteleria del món. On hi ha la principal dificultat? A l’empresa li fa respecte l’adaptació i l’empleat també té temor. Quan anem a fer una proposta a un hotel, el dubte que es genera en l’empresari és com ho farem i quan començarem. Les empreses tenen moltes aplicacions diferents de gestió. Nosaltres mapegem tots els mòduls i ho adaptem de manera molt fàcil a la nostra solució. I, a més, ho fem en molt poc temps. I la por dels empleats? Moltes vegades el treballador també es posa a la defensiva. Jo sempre explico als empleats que la tecnologia s’ha d’abraçar. No s’ha de veure com un competidor, sinó com un suport. Quin és el grau de digitalització de les empreses hoteleres a Andorra? No és gaire elevat. Si ho valorem a partir de la solució que aportem nosaltres, l’escàner per fer la còpia del document és a molts hotels tot i que el funcionament no sempre és l’idoni, però, en canvi, la signatura electrònica està molt poc implementada. I en l’àmbit més global? Queda molt terreny per córrer. Per exemple, a Itàlia en el sector hoteler ja està plenament implementada la factura electrònica i a Espanya es desenvoluparà durant el 2024 depenent de cada comunitat autònoma. En moltes empreses d’Andorra la documentació encara es porta manualment d’un pis a un altre perquè pugui ser signada. I això es pot fer fàcilment a través d’una bona gestió documental i la implementació de la firma electrònica. Quina influència ha tingut la covid en el procés de digitalització? Ha estat un activador. En el nostre cas, el disseny del Q-easy, un dispositiu sense cables i wifi que permet la signatura i l’escaneig (vegeu informació complementària), es va fer pensant que a le recepcions no hi hagués contacte humà. El client pot posar directament el document perquè s’escanegi. La interacció manual es redueix. I per firmar també es pot fer amb el bolígraf protegit per un plàstic d’un sol ús. També hi ha hagut empresaris que amb la pandèmia han descobert les possibilitats que ofereixen les solucions
tecnològiques. És indubtable que la covid ha provocat un augment de la digitalització al món. Ho hem vist en el treball en remot o en les noves maneres de relacionar-se amb els clients.

Un dispositiu per digitalitzar el ‘check-in' i el ‘check-out’ amb firma i escaneig Q-easy és la solució estrella que aporta l’empresa andorrana No paper Technology. És un dispositiu creat amb plexiglàs i equipat amb una superfície de finestra amb càmera digital i bolígraf. Està connectat amb l'ordinador de la recepció de l’establiment hoteler i interconnectat amb el PMS, el software de gestió específic per al sector, de manera que tota l’operació de check-in o check-out es pot fer de manera digital. Així, un únic dispositiu, connectat sense fil, permet escanejar les identificacions, visualitzar informació, acceptar els termes de la política de privacitat, signar els documents o ingressar dades i detalls personals. El dispositiu està obert en els dos extrems perquè, depenent de les precaucions covid adoptades per l’hotel, les operacions puguin ser realitzades pel recepcionista de l’hotel o per l’hoste. Q-easy enfocarà automàticament la identificació i li farà una fotografia-escaneig per transferir les dades principals. La mateixa tauleta servirà perquè el client seleccioni el seu idioma i utilitzi el bolígraf digital, amb coberta protectora d’un sol ús, per validar les polítiques de l’empresa en matèria de privacitat, firmar la seva targeta de registre o qualsevol altre formulari necessari per ingressar l’adreça de correu electrònic o el número de telèfon. Transferència automàtica de les dades. La solució Q-easy transfereix les dades al PMS, tant en temps real com en segon pla, sense cap altra acció per part del recepcionista. Tots els documents firmats pels clients es guarden i emmagatzemen a la base de dades de l’establiment.